Plan, Plan, Plan, and Action Atau Plan, Do, Check, Action ?

Kerja itu harus Sistematis....katanya. Saya sangat setuju dengan pernyataan ini. Tapi apakah benar sebaiknya kita itu mengikuti slogan Plan, Plan, Plan and Action...rencana, rencana, rencana dan aksi ? Ya kalo menurut saya ini gak pas slogannya. Lha gimana mau pas kalo kita cuma muter-muter saja wasting time pada tataran Rencana lalu ujug-ujug diakhiri dengan Aksi (Tindakan). Dimana atau kapan rencana itu dilakukan (Do), dan ketika apa yang kita rencanakan itu ternyata terkendala bahkan terancam gagal apakah kita tidak perlu melakukan langkah pemeriksaan (Check)?

Sependek pengetahuan yang saya pernah pelajari sih untuk membangun atau membuat sesuatu, seperti misalnya membangun Channel Youtube, yang diperlukan adalah langkah Plan, Do, Check, Action lalu berputar lagi kembali ke siklus PDCA tersebut. Kalo cuma rencana, rencana, rencana terus kapan jadinya itu Channel Youtube. Terus kapan bisa di monetisasi agar bisa menghasilkan uang, walopun mungkin hasil monet-nya belum cukup untuk beli Ferrari atau Tesla. To much plan will kill you...😂

Tapi kalo sampeyan berharap artikel ini akan bercerita tentang bagaimana cara membangun Channel Youtube, sampeyan tidak akan ketemu. Tapi jika sampeyan sedang mencari artikel tentang cara mengidentifikasi, menyelidiki dan menyelesaikan sebuah masalah di Line Produksi Pabrik sampeyan, maka sampeyan bisa lanjut membaca artikel ini.

Langsung aja ya kita belajar mengenai siklus Control Cycle PDCA (Plan, Do, Check, Action)

Apa itu PDCA (Plan-Do-Check-Action) ?

PDCA adalah sebuah siklus Control Cycle (Deming Cycle) yang biasa dijalankan sebagai Lingkaran Pengendalian Kualitas. Siklus ini merupakan bagian dari Manajemen Mutu untuk menjamin Kepuasan Pelanggan yang secara tidak langsung akan berimplikasi pada strategi mempertahankan pelanggan. Kegiatan Pengendalian ini meliputi langkah perencanaan, melakukan sesuai dengan apa yang direncanakan, memeriksa hasil apa yang telah dilakukan dan tindakan perbaikan dari pemeriksaan hasil langkah sebelumnya agar berhasil mencapai tujuan yang ditetapkan.

Urutan dasar siklus Control Cycle kira-kira seperti berikut ini:

• Plan (Perencanaan), meliputi penentuan tujuan dengan cara mengidentifikasi masalah, menganalisa penyebab masalah dan perencanaan solusi serta cara untuk mencapai tujuan untuk menyelesaikan masalah yang sudah diidentifikasi.
• Do (Pelaksanaan), meliputi langkah mengembangkan implementasi rencana yang sudah disusun, mengkoordinasikan rencana yang disusun dengan departemen yang terkait, membuat pelatihan untuk departemen yang terkait dan melakukan (eksekusi) apa yang sudah direncanakan.
• Check (Pemeriksaan) meliputi kegiatan memeriksa kemajuan implementasi rencana, mengubah dan melakukan langkah improvisasi perubahan rencana jika diperlukan, mengawasi efektifitas hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan.
• Action (Tindakan) yang merupakan tindakan standarisasi cara-cara yang sudah diimplementasikan setelah mengevaluasi hasil pencapaian. Standarisasi ini merupakan langkah penyeragaman penyelesaian masalah yang sudah dinilai efektif. Dari langkah ini kemudian akan ditetapkan tujuan baru (jika hasil sudah sesuai) atau memutuskan untuk kembali melakukan langkah Do dan Check, jika hasil evaluasi pelaksanaan langkah sebelumnya dinilai kurang efektif.

P-D-C-A Cycle 

Dari keempat Cycle ini (P-D-C-A Cycle), langkah yang cukup krusial dan menentukan adalah langkah Plan. Langkah ini dimulai dari Penentuan Permasalahan, Set Up Target, Analisa Penyebab Masalah sampai Penentuan Solusi. Tapi bukan berarti kemudian cuma sekedar muter-muter Plan, Plan, Plan lalu ujug-ujug melakukan Action (Aksi/Tindakan) dan setelah itu tidak ada langkah Check dan Tindakan Perbaikan lho ya....

Langkah-Langkah Perencanaan (Plan)

Dalam melakukan perencanaan, yang pertama kita lakukan adalah membuat beberapa evaluasi untuk menentukan tema. Evaluasi ini didasari pada Kriteria seperti Kepentingan; seberapa serius masalah tersebut mempengaruhi biaya, safety, kualitas san sebagainya. Urgensi; seberapa mendesak masalah itu harus segera di atasi dan diselesaikan untuk menghindari masalah dan kerugian yang lebih besar. Kecenderungan; apakah masalah tersebut sedang menuju perbaikan, jalan di tempat tanpa penyelesaian atau malah cenderung semakin parah akibat yang sedang ditimbulkan.

Setelah di evaluasi, segera tentukan Permasalahan apa yang akan dicarikan solusi. Penentuan ini harus terperinci dan sesuai dengan fakta lapangan. Permasalahan ini meliputi Standar, bagaimana standar yang seharusnya terjadi, apakah sudah ada standarisasi yang semestinya dan tertulis ?. Situasi aktual yang terjadi saat ini, jika sudah ada standar langkahnya apakah sudah sesuai antara aktual yang terjadi dengan standarnya. Kapan masalah tersebut terjadi, seberapa sering dan bagaimana trend-nya. Dampak yang berpengaruh yang merupakan alasan mengapa masalah tersebut harus segera diselesaikan dan apa yang selanjutnya akan terjadi jika masalah tersebut tidak segera diatasi.

Jika permasalahan yang akan diatasi sudah ditentukan, buat perencanaan target. Rencana target yang dibuat harus jelas dan terhitung (Quantifiable), terukur (Measurable), masuk akal untuk dicapai (Achieveable) serta ada waktu yang ditetapkan untuk mencapainya (Time-Bound).

Selanjutnya lakukan Analisa Penyebabnya. Berdasarkan fakta di lapangan, temukan Penyebab Potensialnya dengan menggunakan Fishbone Diagram, atau alat-alat Kontrol Kualitas (QC Seven Tools). Saat melakukan Analisa Penyebab ini, tentukan bagaimana cara pemeriksaannya yang merupakan metode untuk mengkonfirmasi kelayakan penyebab potensial. Disini bisa digunakan metode pertanyaan 5 Why yang didasari pada analisa 4 M ( Man, Methode, Machine, Material) + Lingkungan (Environment) sampai ditemukan akar masalah dari permasalahan tersebut. Satu hal yang penting diingat bahwa untuk melakukan metode 5 Why ini adalah dengan melakukan Genba, Genchi dan Genbutsu (turun langsung ke lapangan dan lihat sendiri).

Genba, Genchi dan Genbutsu ini sebaiknya tidak hanya dilakukan oleh Staff atau Supervisor saja. Melainkan dari Managemen juga harus mau turun ke lapangan agar bisa melihat secara obyektif masalah yang terjadi. Tidak sekedar terima laporan yang seringkali bersifat ABS (Asal Bapak Senang). Lakukan analisa untuk menemukan Penyebab Utama masalah. Penyebab Utama ini bisa ditemukan secara langsung pada saat kegiatan Genba, lalu berikan sementara yang efektif agar masalah tidak terjadi berulang. Analisa lebih mendalam lagi untuk menemukan masalah lain hingga pada akhirnya bisa ditentukan akar masalahnya.

Setelah ditemukan akar masalahnya, Rencanakan Solusinya. Solusi ini bisa dimulai dengan Solusi Jangka Pendek, untuk meminimalisir atau 'Stop Bleeding' (menghentikan terjadinya masalah) untuk sementara waktu. Solusi Jangka Pendek ini setidaknya bisa memperpanjang waktu analisa hingga bisa disusun Solusi Jangka Panjang. Solusi-solusi tersebut disusun setelah dilakukan evaluasi berdasarkan komponen biaya, aktualitas, fisibilitas, efektivitas serta dampaknya. Dan satu hal yang terpenting adalah Solusi-solusi ini diharapkan bisa mencegah terulangnya kembali masalah yang sama karena penyebab yang sama. Ya kalo masalah yang sama kembali terjadi, berulang dan berulang lagi berarti langkah Evaluasi yang dilakukan belum benar dan tepat pada sasaran akar masalahnya.

Langkah Pelaksanaan (Do)

Buat sebuah Action Plan (tertulis), tentukan Rencana Tindakan menggunakan metode 4W - 1H (What, Where, When, Who, How). Agar langkah pelaksanaan ini sesuai dengan rencana solusi yang sudah disusun sebelumnya, perlulah dibuat semacam forum komunikasi atau pertemuan yang mengumpulkan dan mempertemukan semua orang yang terlibat (akan dilibatkan). Dalam pertemuan tersebut jika  diperlukan buat team-team kecil sesuai dengan perannya masing-masing pada Action Plan yang sudah disusun.

Pada Fase ini sangat penting terjalinnya komunikasi antara semua orang dan team yang terlibat, baik komunikasi secara langsung atau komunikasi dalam bentuk data-data yang disajikan dan ditempel pada tempat-tempat dimana orang-orang biasa mengakses informasi yang diperlukan. Dengan perkembangan teknologi yang ada sekarang ini  jalur komunikasi bisa dibuat dengan memanfaatkan teknologi Group Whatsapp atau membuat meeting-meeting menggunakan aplikasi Zoom atau aplikasi lainnya.

Dan yang paling penting dari semua yang sudah dikomunikasikan adalah LAKUKAN. Eksekusi segera....

Langkah Pemeriksaan (Check)

Pada Langkah ini hendaknya dibuat sebuah Metode visualisasi hasil pemeriksaan. Bisa dengan menggunakan Tabel, Grafik atau menggabungkan Fishbone Diagram dengan Tabel dan grafik. Tentukan seberapa sering atau kapan pemeriksaan tersebut akan dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab memeriksa (PIC masalah). Dari hasil pemeriksaan, buatlah grafik yang bisa menampilkan secara visual antara Target vs Aktual. Jika kita bicara Target tentunnya perlu juga dibuat Schedule pencapaian, sehingga bisa dilihat apakah implementasi Pelaksanaan Perbaikan sesuai dengan jadwal.

Ketika sampai pada langkah ini seringkali bisa dilihat efektifitas solusi (jangka pendek) yang sebelumnya ditetapkan. Apakah solusi tersebut berhasil menghentikan masalah yang terjadi, apakah solusi yang ditetapkan menyebabkan masalah baru atau masalah lama masih berulang dan terus berulang. Disini sebaiknya jika ditemukan solusi-solusi instan yang bisa langsung dieksekusi segera ya lakukan saja dengan segera. Contoh kasus: jika kita melihat sampah yang masih berserakan karena disebabkan kemungkinan kurangnya tempat sampah, solusi sementara ya tambahkan saja dulu tempat sampahnya. Berikan solusi-solusi sementara sebelum nantinya ditemukan dan ditetapkan solusi jangka panjang yang distandarisasi.

Langkah Tindakan (Action)

Berdasarkan hasil dari tahap pemeriksaan sebelumnya dan setelah dilakukan evaluasi dari pencapaian antara Target dengan Pencapaian Aktual, siapkan dan buat standarisasi untuk penyeragaman solusi, jika sesuai dengan Target awal yang ditetapkan. Seandainya target tidak tercapai bagaimana ? Itu artinya ya kita perlu mengulang langkah-langkah PDCA, atau setidaknya Langkah Do dan Check.

Siklus P-D-C-A ini merupakan Siklus yang berkesinambungan dengan perencanaan dan penetapan target baru, setelah target awal tercapai. Inilah yang kemudian disebut sebagai Kaizen, yang artinya perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Tidak ada sistem yang sempurna, atau langsung ujug-ujug berubah jadi sempurna setelah ganti pemimpin, ganti prosedur atau ganti sistem.

Setidaknya dengan penerapan langkah Continous Improvement (Kaizen) yang sudah dilakukan, diharapkan optimalisasi anggaran, peningkatan produktivitas, responsif terhadap masalah dan komplain pelanggan, serta optimalisasi sumber daya bisa tercapai.

Rencana-Rencana-Rencana saja jika tidak ada Tindakan dan Evaluasi ya kita cuma hanya akan bermain di tataran Wacana saja....makanya PDCA saja-lah....

Selamat melakukan improvement