Merancang Indikator Target Tingkat Kinerja dan Evaluasi Untuk Melacak Kemajuan Terhadap Target Penjualan | Sekilas Tentang KPI

Untuk mengetahui efektivitas kegiatan Penjualan (Sales/Marketing) untuk produk barang atau jasa yang dihasilkan suatu bidang usaha, diperlukan data-data yang lengkap dan tertata serta mampu telusur. Data-data inilah yang sering diabaikan UMKM dalam perjalanan bisnisnya sehingga kinerjanya jadi tidak bisa terukur. Bahkan kadang data Rugi-Laba Penjualan yang bisa di komparasikan dengan Biaya-biaya Operasional Produksi sehingkali kabur, tidak terdata dan tidak terlacak.

Dari sini seringkali timbul pertanyaan, udah menjalankan kegiatan usaha bertahun-tahun koq gak ada hasilnya...gak ada peningkatan...terus kemana saja uangnya. Banyak faktor yang melatar belakangi terjadinya 'kebocoran' hasil usaha. Yang paling klasik terjadi pada UMKM adalah karena tidak adanya pemisahan pengelolaan keuangan yang jelas, antara keuangan rumah tangga dan keuangan bisnis (usaha).

Di artikel sebelumnya saya memperkenalkan Aplikasi Gratisan Paper.Id yang bisa digunakan untuk membantu melakukan pendataan aktivitas bisnis sampeyan. Kalau mau di coba monggo dibaca-baca dulu tulisan saya tentang 'Aplikasi Pembukuan Keuangan dan Pencatat Inventory Gratis Menggunakan Paper.id'. Di artikel saya sih saya contohkan untuk keperluan Bisnis Jual Beli atau Retail yang saya pernah aplikasikan. Tapi di dalam Aplikasi tersebut ada 3 pilihan penggunaan koq...bisa Jual/Beli, Manufaktur/Produksi dan Jasa.

Pengelompokan Kategori Bisnis di Aplikasi Paper.id

Setelah sampeyan bisa merapikan data-data aktivitas kegiatan bisnis sampeyan, maka langkah selanjutnya adalah membuat KPI (Key Performance Indikator) agar sampeyan bisa menetapkan satu nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan sampeyan dalam mencapai tujuan bisnis utamanya.

Apa itu KPI ?

KPI atau Key Performance Indikator adalah indikator (nilai terukur) penting atau kunci untuk menuju hasil yang diinginkan. KPI berfokus untuk peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan dan membantu memusatkan perhatian pada hal yang dianggap paling penting. Sampeyan harus ingat, apa yang terukur tentu akan mudah diselesaikan bukan...karena sampeyan jadi bisa tahu dimana kekurangan dan masalah yang harus diselesaikan.

Sebagai contoh, dalam KPI sebuah penjualan, akan terdapat serangkaian tindakan kuantitatif yang disepakati untuk menilai kinerja tim penjualan untuk melacak efektivitas kegiatan penjualan yang relevan dalam suatu perusahaan. KPI ini dapat membantu dan mengoptimalkan kinerja penjualan sampeyan, saluran penjualan dan panjang siklus penjualan sampeyan.

Bagaimana Cara Membuat dan Menentukan KPI ?

Dengan menentukan KPI yang tepat, sampeyan akan dapat mengoptimalkan proses penjualan dan memastikan sampeyan dan tim sampeyan memprioritaskan aktivitas yang tepat untuk mendapatkan kesuksesan. Dalam penetapan sebuah KPI, ada 5 hal utama yang harus dipastikan. Kelima hal tersebut bisa disingkat dengan akronim SMART.

1. SPECIFIC – KPI harus jelas tentang apa yang akan diukur dan mengapa hal tersebut penting.
2. MEASURABLE – KPI harus dapat diukur dengan standar yang ditentukan.
3. ACHIEVABLE – KPI harus dapat dipenuhi.
4. RELEVANT- KPI harus mengukur sesuatu yang penting dan meningkatkan kinerja.
5. TIME-BOUND – KPI dapat dicapai dalam kerangka waktu yang disepakati.

Pengukuran KPI juga dapat dilakukan dalam tingkat keseluruhan organisasi sampeyan, keseluruhan tim sampeyan, ataupun individu per individu dalam organisasi sampeyan. Menentukan tujuan karyawan dengan KPI organisasi dapat memastikan bahwa kegiatan sehari-hari mereka sesuai dengan tujuan dari organisasi. Hal ini merupakan hal yang krusial antara kinerja karyawan dan kesuksesan organisasi.

Masalahnya adalah, ada ribuan KPI yang bisa dipilih. Jika sampeyan memilih dan mempelajari KPI yang salah, maka sampeyan mengukur sesuatu yang tidak selaras dengan tujuan organisasi sampeyan.

Baru mau nentuin KPI yang akan dibuat aja susah ya....

Angel wis...angel iki...angel tenan wis iki....

Lalu, bagaimana sampeyan harus mempelajari KPI dan memilih yang tepat untuk organisasi sampeyan?

Cara terbaik untuk mencapai hal ini adalah dengan meneliti dan mempelajari KPI yang paling penting. Dengan cara ini, sampeyan akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan yang lebih spesifik untuk industri sampeyan. Mana yang bermanfaat dan mana yang tidak bermanfaat.

Contoh KPI Metrik Keuangan

• Profit (Keuntungan)

Hampir bagi setiap usaha yang di bangun adalah mengejar hal ini, keuntungan. Profit merupakan indikator kinerja terpenting bagi banyak orang. Jangan lupa juga untuk untuk selalu menganalisis margin laba kotor dan laba bersih untuk lebih memahami seberapa sukses organisasi sampeyan dalam menghasilkan laba yang tinggi.

• Cost (Biaya Pengeluaran)

Sampeyan harus mencari cara untuk meningkatkan efektivitas biaya pengeluaran dan temukan cara terbaik untuk mengurangi dan mengelola pengeluaran sampeyan, biar gak ada pengeluaran yang tidak perlu atau tidak terdeteksi dalam menjalankan operasional organisasi

• Pendapatan LOB (Line of business) Vs Target

Ini adalah perbandingan antara pendapatan aktual bisnis sampeyan dan pendapatan yang diproyeksikan. Memetakan dan menganalisis perbedaan antara kedua angka ini akan membantu sampeyan mengidentifikasi bagaimana kinerja departemen sampeyan.

• Harga Pokok Penjualan

Dengan menghitung semua biaya produksi untuk produk yang dijual perusahaan dengan tepat, sampeyan bisa mendapatkan masukan yang lebih baik tentang bagaimana seharusnya menetapkakan harga produk sampeyan sekaligus memberikan margin keuntungan untuk produk yang sampeyan pasarkan. Informasi ini adalah kunci dalam menentukan cara menjual lebih banyak daripada pesaing sampeyan.

• Day Sales Outstanding (DSO)

Apa sampeyan tau tentang DSO? DSO atau Day sales outstanding adalah rasio rata-rata rentang waktu perusahaan menunggu untuk menerima KAS setelah melakukan penjualan Ambil. Nilai DSO terbentuk dari pos-pos piutang usaha (Account Receivable) dan pendapatan usaha (Sales). Account Receivable biasa disingkat A/R merepresentasikan hasil yang akan didapat oleh perusahaan dari pelanggan atas barang yang telah dijual atau jasa yang disediakan dimana nilai tunai uang belum diterima.

Lalu bagaimana cara menghitungnya?
Rumus perhitungan DSO adalah : 

Days of sales outstanding = 365 / Perputaran piutang

atau

Days of sales outstanding = Piutang Akun / Total Kredit Penjualan X jumlah hari dalam 1 bulan
Masukan angka piutang sampeyan dan bagi dengan jumlah total penjualan kredit. Ambil angka dari hasil tersebut dan kalikan dengan jumlah hari dalam jangka waktu yang sampeyan ingin periksa. Nilai yang dihasilkan tersebut adalah nilai DSO sampeyan, semakin rendah angkanya, semakin baik organisasi sampeyan dalam mengumpulkan piutang. Jalankan formula ini setiap bulan, kuartal, atau tahun untuk melihat bagaimana sampeyan meningkatkan efektifitas kerja sampeyan.

• Penjualan perwilayah

Melalui analisis wilayah mana yang memenuhi target penjualan, sampeyan akan dapat memberikan improvisasi yang lebih baik untuk wilayah yang kinerjanya kurang baik.

• Beban LOB (Line of Business) Vs Anggaran

Membandingkan pengeluaran yang sudah terjadi dengan anggaran yang diperkirakan adalah hal yang sangat penting. Hal ini guna memahami dimana biaya sampeyan menyimpang dari rencana sampeyan. Dan ini dapat membantu sampeyan membuat anggaran departemen yang lebih efektif di masa depan.

• Arus Kas Dari Aktivitas Pembiayaan

Metrik ini menunjukkan kekuatan keuangan organisasi. Rumus perhitungannya adalah: 

Uang yang Diterima dari Penerbitan Saham atau Utang – Uang Tunai sebagai Dividen dan Pengadaan Kembali Utang / Saham = Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan.

• Pengeluaran Tahunan Rata-rata Untuk Melayani Satu Pelanggan

Ini adalah jumlah pengeluaran rata-rata yang diperlukan untuk melayani satu pelanggan.
Rumusnya adalah: Total Biaya / Pelanggan Total = Biaya Tahunan Rata-rata untuk Melayani Satu Pelanggan.

• Penghasilan Sebelum Bunga, Pajak, Penyusutan, Amortisasi atau Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, & Amortization (EBITDA)

Seperti namanya, Metrik ini berfungsi untuk mengukur pendapatan sebelum menghitung bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi .
Rumusnya adalah: Pendapatan – Pengeluaran Tidak Termasuk Bunga, Pajak, Depresiasi & Amortisasi = EBITDA.

• Biaya Inovasi atau Innovation Spending

Metrik ini menunjukkan jumlah dana yang dihabiskan oleh organisasi untuk melakukan inovasi. Beberapa organisasi memiliki anggaranb dana yang dianggarkan sebagai danapenelitian dan dana pengembangan, dan memiliki istilah akuntansi yang berbeda. Pada akhirnya, jika sampeyan menggunakan ukuran ini, sampeyan akan bisa menilai inovasi sebagai dorongan strategis utama.

• (Customer Lifetime Value) / (Customer Acquisition Cost)

Customer Lifetime Value atau CLV adalah metrik untuk menghitung berapa nilai pelanggan suatu perusahaan di masa mendatang. Konsep ini dihitung dengan memprediksi berapa produk atau jasa yang akan dibeli oleh pelanggan di masa mendatang, berdasarkan data – data pembeliannya, dan juga kemungkinan adanya cross selling dari produk lain yang dilakukan oleh pelanggan.
Sedangankan Customer Acquistion Cost adalah biaya yang terkait dalam upaya meyakinkan pelanggan untuk membeli produk / jasa. Biaya ini dikeluarkan oleh organisasi untuk meyakinkan calon pelanggan.
Rumus perhitungannya: Laba Bersih yang Diharapkan dari Pelanggan / Biaya untuk Mendapatkan Pelanggan.

KPI Sales

Contoh KPI Metrik Pelanggan

• Customer Lifetime Value (CLV)

Meminimalkan biaya bukanlah satu-satunya cara yang terbaik untuk mengoptimalkan peningkatan pelanggan sampeyan. CLV (Customer Lifetime Value ) membantu sampeyan melihat nilai yang diperoleh organisasi sampeyan dari hubungan pelanggan jangka panjang. Gunakan indikator kinerja ini untuk mencari saluran penjualan mana yang membantu sampeyan mendapatkan pelanggan terbaik dengan harga terbaik pula.

• Biaya Akuisisi Pelanggan atau Customer Acquisition Cost (CAC)

Bagilah angka biaya perolehan total sampeyan dengan jumlah pelanggan baru dalam jangka waktu yang sampeyan periksa. Dari situ sampeyan bisa menemukan CAC sampeyan. Ini adalah salah satu metrik, terpenting terutama untuk e-commerce. karena metriks ini dapat membantu sampeyan mengevaluasi efektivitas biaya iklan dan kampanye pemasaran sampeyan

• Kepuasan & Retensi Pelanggan atau Customer Satisfaction & Retention (CSR)

Pada dasarnya, ini sederhana: Buat pelanggan senang dan mereka akan terus menjadi pelanggan sampeyan. Sampeyan dapat menggunakan beberapa indikator kinerja untuk mengukur CSR, termasuk skor kepuasan pelanggan dan persentase pelanggan yang mengulangi pembelian. Dalam mempelajari KPI lebih dalam hal ini adalah hal yang penting dan wajib dilakukan. 

• Net Promoter Score (NPS)

Net Promoter Score adalah score atau nilai yang dapat menunjukkan secara lansung tipe konsumen yang loyal dan dapat memberikan prediksi tingkah laku konsumen terhadap bisnis sampeyan.
Mencari tahu NPS sampeyan adalah salah satu cara terbaik untuk menunjukkan pertumbuhan bisnis jangka panjang. Untuk menentukan skor NPS, kirim survei sederhana ke pelanggan sampeyan untuk melihat seberapa besar kemungkinan mereka akan merekomendasikan bisnis sampeyan kepada seseorang yang mereka kenal. Biasanya survei sederhana berisi line scale yang memiliki rentang nilai 1 sampai dengan 10. Dan setiap opsi yang responden pilih harus berisi alasan kenapa mereka memilih angka tersebut

• Jumlah Pelanggan

Sama dengan seperti laba atau profit, indikator kinerja ini cukup mudah. Dengan menentukan jumlah pelanggan yang sampeyan peroleh. Sampeyan dapat lebih memahami apakah kerja yang sampeyan lakukan memenuhi kebutuhan pelanggan sampeyan.

• Tingkat Perubahan Pelanggan

Metrik ini menunjukkan persentase pelanggan yang gagal melakukan pembelian berulang atau menghentikan layanan mereka selama periode tertentu. 

Rumus perhitungannya: Jumlah Pelanggan yang Hilang dalam Periode yang Diberikan / Jumlah Pelanggan di Awal Periode = Tingkat Perubahan Pelanggan. 

Pastikan sampeyan juga menghitung jumlah pelanggan yang seharusnya diperbarui dalam periode tertentu.

• Volume Interaksi Menurut Saluran

Melacak jumlah permintaan dukungan melalui telepon dan email memungkinkan sampeyan untuk melihat metode mana yang disukai pelanggan, serta jumlah permintaan dukungan dari bulan ke bulan.

• Persentase Pelanggan yang puas atau sangat puas

Menentukan metrik ini membuka peluang untuk survei lanjutan tentang apa yang membuat pelanggan menjadi sangat puas. Ini juga merupakan ukuran yang baik untuk dilihat dari waktu ke waktu, jadi pertanyaan survey-nya harus konsiten, jangan berubah-ubah.
Rumusnya adalah: Pelanggan yang memertimbangkan sendiri “Puas” atau “Sangat Puas” / Responden Survei Total = Persentase Pelanggan yang “Puas” atau “Sangat Puas”.

• Pengunjung baru Vs Mereka yang Mengulangi Kunjungan Situs

Buatlah rencana agar perusahaan membuat survei untuk membedakan lalu lintas situs web mereka dan menghasilkan wawasan tentang calon pelanggan. Untuk perusahaan yang sedang mempelajari KPI, metriks in sangatlah penting
Rumusmya adalah: Kunjungan Situs Web oleh Pengunjung Baru / Total Kunjungan Situs Web = Persentase Pengunjung Baru.

Contoh KPI Metrik Proses Produksi

• Tiket bantuan layanan konsumen / Customer Support Tickets

Dengan menganalisa jumlah tiket baru, jumlah tiket yang diselesaikan, dan waktu penyelesaian ini akan membantu sampeyan membuat departemen layanan pelanggan terbaik di bisnis sampeyan, terutama jika bisnis sampeyan adalah bisnis jasa. Hal ini sangat membantu pertumbuhan bisnis secara cepat dan efisien. Ini bagi perusahaan yang menerapkan sistem Customer Service Online ya....

• Persentase Cacat Produk

Hitung jumlah unit yang rusak dan bagi dengan jumlah total unit yang diproduksi dalam rentang waktu yang sampeyan ingin periksa. Ini akan memberi sampeyan persentase produk yang cacat. Jelas, semakin rendah dan sedikit produk cacat yang terproduksi, itu artinya akan semakin baik.

• Pengukuran Efisiensi LOB (Line of business)

Efisiensi dapat diukur secara berbeda di setiap industri, contohnya adalah industri manufaktur. Sampeyan dapat mengukur efisiensi organisasi sampeyan dengan menganalisis berapa banyak unit yang telah sampeyan hasilkan setiap jam, dan berapa persen waktu yang dihabiskan sejak pabrik sampeyan mulai beroperasi. Istilah manufaktur-nya Cycle Time dan Takt Time...untuk yang ini mungkin nanti bisa kita bahas di lain artikel.

Contoh KPI Metrik Karyawan

• Employee Turnover Rate (ETR)

Untuk menentukan ETR sampeyan, hitunglah jumlah karyawan yang telah meninggalkan perusahaan dan bagi dengan rata-rata jumlah karyawan. Jika sampeyan memiliki ETR yang tinggi...banyak karyawan yang keluar masuk dalam waktu yang singkat, luangkan waktu untuk memeriksa budaya tempat kerja sampeyan, paket pekerjaan, dan lingkungan kerja.

• Persentase Respons Untuk Membuka Posisi

Bila sampeyan memiliki persentase yang tinggi untuk pelamar yang memenuhi syarat untuk melamar posisi di lowongan pekerjaan yang tersedia ,berarti sampeyan telah mempelajari KPI dengan baik dan perusahaan sampeyan termasuk perusahaan yang bonafid. 

• Kepuasan Karyawan

Karyawan yang senang akan bekerja lebih keras, sesederhana itu. Mengukur kepuasan karyawan sampeyan melalui survei dan metrik lain sangat penting bagi kesehatan bisnis dan perusahaan sampeyan. Terutama bagi sampeyan yang menerapkan dan mempelajari KPI untuk perusahaan sampeyan. 

• Tingkat Pensiun

Metrik ini sangat penting untuk setiap organisasi yang mengembangkan rencana tenaga kerja strategis. Sampeyan dapat menghitung metriks ini dengan melihat jumlah karyawan yang pensiun sebagai persentase dari total jumlah pegawai. Jika sampeyan tidak memiliki angkatan kerja yang menua secara tidak langsung juga berpengaruh pada omset

• Pengetahuan yang Dicapai Dengan Pelatihan

Metriks ini membantu perusahaan melihat efektivitas pelatihan karyawan dalam mempelajari KPI. Ini dapat ditentukan dengan membuat ujian dan memantau tingkat kelulusan ujian ujian, dan skor rata-rata. Jika sampeyan adalah organisasi yang besar, sampeyan dapat melakukan pre-test sebelum pelatihan dan kemudian post-test setelah pelatihan untuk melihat secara spesifik apa yang telah dipelajari.

• Promosi Internal Vs Mencari Pekerja External

Rasio ini mengukur berapa banyak orang yang bekerja di perusahaan yang dipertimbangkan untuk promosi internal versus jumlah karyawan eksternal. Ini bisa sangat efektif ketika melihat perencanaan suksesi organisasi.

• Salary Competitiveness Ratio (SCR)

Digunakan untuk mengevaluasi daya saing dari opsi kompensasi yang penting dalam mempelajari KPI. Rasio ini ditentukan dengan membagi gaji perusahaan rata-rata dengan gaji rata-rata yang ditawarkan oleh pesaing atau perusahaan yang memiliki jenis usaha yang sama.

Yang saya tuliskan diatas itu cuma contoh. Ada ribuan KPI yang masing-masing dibuat dan disusun sesuai dengan budaya kerja di masing-masing organisasi dan perusahaan. Jadi dalam merencanakan dan membuat KPI pada akhirnya kembali lagi kepada sampeyan untuk bisa mengenali kebutuhan dan permasalahan yang ingin diurai pada Organisasi Kerja sampeyan.

Nilai akhir semua itu akan berujung pada nilai hasil Survey yang membuktikan. Karena penilaian pencapaian Target itu mestinya bukan dilihat dan berawal hanya dari asumsi yang tidak obyektif, bahkan seringkali bersumber pada Laporan ABS (Asal Bapak Senang) yang lisan dari bisik-bisik tetangga.

Tidak ada yang bisa membuat sistem yang langsung sempurna karena bagaimanapun juga sistem itu kan cuma buatan manusia.

Dan untuk melakukan perubahan demi kemajuan diperlukan sebuah Rencana bukan cuma Resolusi Tahun Baru yang kebanyakan cuma Mimpi.

Setidaknya ya mulai saja dulu untuk merapikan sistem dan datanya

Penilaian itu....Speak by Data ya boss....