Standar Operasional Prosedur | Lakukan yang Tertulis dan Tulis Yang Dilakukan

Standar Operational Prosedur (SOP) atau Prosedur Tetap (Protap) atau apapun istilahnya, dalam sebuah proses 'pekerjaan' yang dilakukan berulang sangatlah penting dan krusial untuk dituliskan. Tujuannya adalah sebagai petunjuk kerja sehingga produk atau jasa yang dihasilkan bisa tetap konstan, atau agar Kualitas, Produktivitas, Perhitungan Cost dan Safety-nya terkontrol.

Pada umumnya Standar Operasional Prosedur atau Standar Kerja dibuat dan disusun berdasarkan pergerakan orang dan atau mesin sesuai dengan susunan gerak yang paling efektif waktu dan gerakannya, SOP menitik beratkan pada bagaimana proses atau pekerjaan dilakukan dengan benar sehingga kualitas produk yang dihasilkan tetap konstan dan terjaga kualitasnya.

Contoh SOP yang paling sederhana adalah SOP cara penyeduhan kopi seperti terlihat dalam ilustrasi berikut ini.

Kebanyakan orang seringkali malas membaca uraian panjang lebar, apalagi kalau itu menyangkut aturan. Nah, untuk dapat menarik orang agar mau membaca atau setidaknya melihat maka sebaiknya SOP atau Instruksi Kerja dilengkapi dengan ilustrasi-ilustrasi gambar dan foto. Ilustrasi tersebut sedapat mungkin menggambarkan proses yang sebenarnya sehingga orang yang membaca bisa berimajinasi dan memperoleh gambaran di dalam pikirannya bagaimana proses pembuatan suatu produk seharusnya dilakukan.

Langkah per langkah pada sebuah Prosedur kemudian bisa diuraikan atau dipecah-pecah lagi proses per prosesnya menjadi sebuah Instruksi Kerja.

Berikut ini adalah contoh Instruksi Kerja untuk Penanganan Kondisi Abnormal

Instruksi Kerja Kondisi Abnormal

Apa itu Kondisi Abnormal ? Kondisi Abnormal adalah suatu kondisi dimana terjadi suatu masalah yang diperlukan respon dan penanganan yang cepat. Contoh dalam Instruksi Kerja Kondisi Abnormal tersebut dilengkapi dengan susunan hierarki orang/personil/pejabat yang bertanggungjawab untuk mengambil keputusan dan tindakan sesegera mungkin.
Untuk Implementasi Safety di Plan atau Pabrik, maka Instruksi Kerja tersebut akan berkaitan dengan  Prosedur atau Instruksi Kerja lain yang terkait dengan Penanganan Kondisi Abnormal ini.

Misalnya Kondisi Abnornal Dies (cetakan) di Plan Metal Stamping, kemudian akan berkaitan erat dengan Prosedur Monitoring seperti berikut ini misalnya:

Contoh Prosedur Kerja

Dalam contoh SOP diatas, Prosedur dibuat dalam bentuk Flowchart dilengkapi keterangan deskripsi singkat tentang bagaimana pelaksanaan pekerjaan sehingga jelas alur kerjanya dan orang yang bertanggung jawab terhadap proses per prosesnya. Dalam Prosedur tersebut juga dicantumkan Dokumen dan Form Isian sebagai dasar pelengkap laporan/bukti otentik pelaksanaan pekerjaan sesuai Prosedur.

Langkah Penyusunan Prosedur (Standardization Steps)

Dalam menyusun dan membuat sebuah Prosedur atau Instruksi Kerja sebaiknya mengacu pada kaidah PDCA (Plan, Do, Check, Action).

• Plan
Buat perencanaan awal tentang proses apa yang ingin dibuatkan Standar Kerja-nya. Dalam suatu rantai Produksi, semua proses akan saling berkaitan dan dalam keterkaitannya seringkali ada saat dimana satu proses mengalami tekanan lebih sedangkan di area proses yang lain ada banyak waktu terbuang untuk menunggu barang yang akan diproses. Untuk itu perlu dibuatkan Yamazumi Chart-nya untuk meratakan beban kerja, memudahkan mengidentifikasi Value Work dan Non Valuable Work.



Contoh Yamazumi Chart

Dari Yamazumi Chart ini nantinya bisa dilakukan perbandingan antara Cycle Time (total waktu yang dibutuhkan seorang pekerja untuk menyelesaikan 1 sklus pekerjaan) sehingga target yang ingin dicapai adalah bisa dilakukan efisiensi seperti contoh berikut ini :



Target : Penghematan Jumlah Orang

• Do
Dari Plan (Rencana) dan target yang sudah kita tentukan tadi, atur penempatan barang yang akan diproses dan peralatan yang digunakan ke titik yang sesuai dengan ergonomic motion. Lakukan Trial Implementasi sehingga didapat ide-ide untuk melakukan perbaikan berkesinambungan (Kaizen). Dari hasil percobaan, buat Temporary Standar Kerja sebagai Control Point.

• Check Implementasi
Lakukan pengecheckan dan konfirmasi langsung kepada operator (orang yang melakukan pekerjaan), tanyakan apakah perubahan posisi dan gerakan yang di standarkan memudahkan atau menambah kesulitan. Lakukan adjustment bila terjadi kesulitan atau ketidak sesuaian gerak dan jangan lupa lakukan pengukuran waktu dan urutan kerja sesuai temporary standar yang sudah kita buat tadi 

• Action
Setelah melakukan pemeriksaan, penyesuaian gerak operator dan posisi peletakan part dan tool yang dirasa paling ideal, buat Standarisasi Kerja. Tetapkan posisi peletakan tool, part dan atur jarak operator dengan part, tool serta mesinnya. 

Nah, kaidah PDCA ini sebuah siklus yang terus menerus harus dilakukan sehingga selalu ada improvement Standar Kerja agar pekerjaan bisa lebih mudah, lebih efisien dan hasil produksi yang dihasilkan meningkat.

Contoh Peletakan Standar dan Prosedur Kerja di Mesin Produksi

Selamat membuat Standar Operasional Prosedur...

Selamat ber-Kaizen...

Salam Improvement...