Tutorial Cara Membuat Label Nama Undangan di Ms. Word

Ceritanya nih setelah Undangan selesai di cetak, pasti dibutuhkan sebuah Label Undangan yang ada Nama dan Alamat (di tempat). Nah coba browsing-browsing tuh...ketemu di lapak toko online yang nawarin jasa pembuatan Label Rp 1200,- per lembar label (per lembarnya berisi 12 label nama)...ada lagi yang nawarin Rp 200,- per nama, dan itu belum termasuk ongkir. Lalu saya coba browsing caranya...eh ternyata gampang koq. Sampeyan bisa buat sendiri dengan menggunakan fitur Label pada program Ms. Word dan Excel, sedikit setting bisa langsung sampeyan print sendiri. Lebih murah dan cepat, karena Label T&J di toko buku harganya Rp 8000,- isi 10 sheet.

Mungkin kita mengenal program Ms. Word hanya sebagai program mengetik, untuk membuat dokumen, surat dan lain-lain. Dan ternyata banyak fitur-fitur yang kurang populer sehingga saya sendiri baru tahu kalo bikin label itu bisa langsung, cepat dan singkat.

Kalau sampeyan juga belum tahu, nah begini nih caranya....

Bagian 1 Pembuatan Template Label Pada Ms. Word

• Nyalakan PC, dan buka file baru di Ms. Word.

• Pada Tab toolbar, cari dan klik Mailings > Labels > Options...

• Jendela Label Option sudah terbuka, klik New Label

• Dalam contoh ini, saya coba membuat setting'an untuk Label No. 103 (merk T&J, untuk merk lain ukuran setting-nya akan berbeda)

Penjelasan isian kolom Label adalah sebagai berikut :

1. Label Name : diisi dengan nama label yang akan sampeyan buat. Di contoh ini saya mengisi kolom tersebut 'Label T 103'
2. Top Margin adalah batas jarak dari pinggir atas kertas sampai pinggir label bagian atas.
3. Side Margin adalah batas jarak dari pinggir samping kertas sampai pinggir samping label.
4. Vertical Pitch adalah ukuran tinggi label ditambah jarak vertikal antara label kseatu dengan lembar kedua.
5. Horisontal Pitch adalah ukuran lebar ditambah jarak horisontal antara label kesatu dengan label kedua.
6. Label height adalah ukutan tinggi dari masing-masing Label
7. Label width adalah ukuran lebar dari masing-masing label
8. Number across adalah jumlah kolom label, Untuk label merk T&J , type 103 memiliki 3 kolom.
9. Number down: diisi jumlah baris label. Label merk T&J memiliki 4 baris.
10. Page size adalah ukuran kertas, pilihlah Custom.
11. Page width adalah lebar kertas label secara keseluruhan
12. Page height adalah tinggi kertas label secara keseluruhan.

• Setelah sampeyan isi semua kolom sesuai dengan ukuran nyata dari kertas label lanjutkan dengan klik OK. Kemudian pada jendela Label Options, klik OK lagi

• Pada Jendela Envelopes and Labels, pilih New Document

• Tampilan yang terbuka akan seperti dibawah ini

Bagian 2 Pembuatan Database Nama dan Alamat di Ms. Excel

• Setelah membuat template di Ms. Word, sekarang kita beralih ke Ms. Excel. Isikan Nama di Kolom 1 dan Alamat di Kolom 2. Untuk 1 lembar template berisi 12 List Nama.

• Save List tersebut...jangan sampai lupa folder penyimpanannya ya

Memproses List di Ms. Excel Pada Template di Ms. Word

• Langkah berikutnya, kembalilah ke jalan yang benar...eh...maksudnya kembali ke program Ms. Word yang ada Template-nya.
• Pada Pengerjaan Label tadi, coba sampeyan cari dan klik Mailings > Select Recipients > Use Existing List

• Buka folder dimana sampeyan menyimpan Data Nama dan Alamat Undangan di Excel tadi. Data yang saya buat nama file-nya List Undangan. Arahkan pointer dan Open...

• Pada Jendela Select Table, pilih lagi Sheet dimana sampeyan bikin List tersebut. Tadi saya membuat Data ini pada Sheet 1, lalu klik OK

• Kembali ke Ms. Word, klik Mailings > Insert Merge Field > Nama (pada drop down)

• Pada Kolom Label pertama akan otomatis muncul tulisan ≪Nama≫. Kemudian Enter, lalu ketik 'di', lalu Enter. Berikutnya ulangi langkah tersebut untuk drop down ≪Alamat≫. Hasilnya akan terlihat seperti ini 

• Selanjutnya Copy Paste di kolom kedua, seperti ini

• Selanjutnya letakkan kursor pada kolom label kedua, tepat sebelum kata ≪Nama≫. Kemudian klik pilih Mailing > Rules > Next Record. Hasilnya akan muncul kata ≪Next Records≫ sebelum kata ≪Nama≫

• Untuk pengisian kolom label lainnya (kolom 3 sampai 12), silahkan Copy data yang ada di kolom kedua Lalu Paste ke kolom 3 sampai kolom 12.
Sekarang atur perataan teks pada semua kolom, atur posisi center teks, ubah jenis font dan ukuran font sesuai selera. 

Sampeyan juga bisa menambahkan border line (frame) untuk tulisan dengan cara Insert > Picture. Jika setting sampeyan berhasil, hasilnya akan terlihat seperti ini

• Sampai langkah ini, sampeyan berarti sudah sukses membuat format template label undangan. Tapi pekerjaan belum selesai, proses berikutnya adalah mengisi template label dengan data isian yang tadi sudah kita buat dengan Ms. Excel.

Untuk mengisi data, kita lakukan otomatis dengan mengintegrasikan data di Ms.Excel ke dalam kolom di Ms. Word. Caranya klik Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents... (pada drop down)

Kemudian akan muncul Jendela Merge to New Document, pilih All kemudian OK

• Secara otomatis seluruh data undangan yang telah dibuat di Ms. Excel akan terinput pada template undangan yang sampeyan buat di Ms. Word. Nah, apabila List yang akan sampeyan input ada ribuan nama, maka biasanya akan menyebabkan muncul kata-kata 'Not Responding'. Tapi ya sampeyan jangan kuatir, break bikin kopi dulu sambil menunggu beberapa saat, karena mungkin PC atau Laptop sampeyan mengalami LoLa alias Loading Lambat. Dan taraaaa....begini hasilnya kira-kira...

Ketika Proses Pencetakan (Printing)

Agar hasil Pencetakan pas pada template yang sudah sampeyan buat, jangan lupa untuk melakukan setting pengaturan ukuran kertas pada printer.

• Buka Printer dengan memberikan perintah Ctrl+P, kemudian pilih Properties.
• Sesuaikan ukuran kertas sama seperti dengan nilai Page Width 20,4 dan Page Height 16,5; untuk ukuran Kertas Label Merk T&J. Untuk Kertas Label Merk lain mungkin akan ada perbedaan Panjang dan Lebar kertas
• Oh iya, ukuran kertas diatas biasanya tidak ada pada list Default Printer, jadi pilih pilihan Custom (Sesuaikan) baru sampeyan isi nilai ukuran kertasnya
• Klik OK dan Print

Selamat Mencoba....kalau masih bingung atau ada pertanyaan, sampeyan bisa cari kontak saya di website ini....