Just In Time | Meningkatkan Profit Tanpa Menaikkan Harga Jual

Ceritanya saya sedang mencoba-coba resep membuat (yang kemudian rencananya akan dijual) minuman Es Kopi Kekinian. Disebut Es Kopi Kekinian karena minuman jenis ini sedang booming di kalangan anak-anak milenial yang suka nongkrong di mall.

Es Kopi Kekinian - dok. Pribadi

Es Kopi Kekinian ini sangat tepat jika kemudian dikaitkan dengan sistem Produksi Just In Time, yang sempat populer dengan sebutan 'Toyota Way'. Secara sederhana, Prinsip Just In Time ini bisa dijelaskan sebagai sebuah proses produksi untuk menyediakan jenis barang sesuai permintaan customer, dengan jumlah yang sesuai permintaan dan pada waktu barang tersebut diinginkan (dipesan) dengan tidak membuat stok berlebihan.

Customer (pelanggan) sampeyan tidak akan pernah perduli dengan berapa banyak stok yang sampeyan punya....yang penting barangnya bisa sampeyan kirim dan diterima sesuai dengan waktu yang diminta si customer. Poin pentingnya untuk Customer adalah Delivery yang tepat waktu.

Jadi dengan menerapkan produksi Just In Time, maka kita bisa menurunkan jumlah Buffer Stok (persediaan), ruang (gudang) yang dibutuhkan untuk menyimpan stok bisa diminimalisir atau dihilangkan, produktivitas bisa diukur dan ditingkatkan, kapasitas produksi harian juga bisa diatur dan ditingkatkan sesuai kebutuhan.

Lalu apa hubungannya Produksi Just In Time dengan Profit ?

Prinsip Harga dan Biaya

Pada dasarnya PROFIT itu dihitung dari Harga dikurangi Biaya dikalikan Volume (jumlah) produksinya. Sehingga untuk meningkatkan Profit ada 3 cara yang bisa diterapkan yaitu :

• Menaikkan Harga
• Menambah Volume
• Menurunkan Biaya

Cara yang paling gampang untuk menambah profit ya dengan Menaikkan Harga, tapi kan kemudian bagaimana produknya bisa berkompetisi dengan harga pasar, apalagi jika dipasaran banyak penjual yang menjual produk yang sama. Yang ada akan berujung pada tidak lakunya produk yang kita jual. Pembeli itu cenderung akan mencari harga yang murah walaupun kualitasnya ya you know-lah....

Menambah Volume, ini juga banyak dilakukan para produsen. Volume produksi ditambah walau permintaan belum terlalu banyak, yang pada akhirnya akan membuat stok berlebih. Stok berlebih ini kemudian juga akan menjadi persoalan tersendiri dan malah bisa berujung pada kerugian apabila pada akhirnya stok yang ada jadi mubazir, terbuang karena tidak bisa terjual sesuai waktu.

Misalnya ya pada produk Es Kopi Susu Kekinian diatas. Kopi Susu itu hanya bisa bertahan 8 jam di suhu ruang atau paling lama 3 hari bila dimasukkan dalam frezer. Jika kita berusaha membuat sebanyak mungkin stok, maka akan banyak butuh kulkas (frezer) untuk menyimpan hasil produksi.

Bagaimana jika kita cuma mengandalkan penjualan online (seperti ketika masa pandemi ini), berapa banyak stok yang harus kita buat...seberapa cepat supply material (kopi dan susu) yang bisa kita dapatkan...seberapa cepat waktu yang dibutuhkan untuk bisa berproduksi dan menghasilkan Kopi Susu yang sesuai dengan standar rasa yang sudah kita tetapkan. 

Nah, dari pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya kita bisa menemukan bagaimana caranya kita Menurunkan Biaya produksi. Sehingga kita tidak perlu menaikkan harga jual ataupun menambah volume produksi agar profit kita tetap stabil atau bahkan meningkat.

Upaya Yang Semestinya Dilakukan Agar Bisa Melakukan Just In Time

• Mulailah dari Memproduksi Barang Hanya Sejumlah Yang Dipesan

Untuk menjalankan upaya ini sebetulnya saat ini sudah banyak Produsen-Produsen, terutama produsen makanan dan minuman skala rumahan yang menerapkan sistem Pre-Order. Jadi pelanggan (customer) memesan melalui aplikasi dulu baru produsen akan membuatkan produknya. Saya sudah menerapkan ini untuk produksi produk Kue Kering Oma Cookies. Hanya yang perlu diperhatikan adalah Lead Time, yaitu waktu yang dibutuhkan dari saat customer memesan barang sampai dengan customer menerima barang.

Jadi misalnya, saya buka Pre Order kue kering dan masuk pesanan sebanyak 60 toples dengan kapasitas produksi tiap hari sebanyak 6 loyang yang bisa jadi 4 toples per hari, maka Lead Time untuk Order Kue Kering ini kurang lebih 15-20 hari.

Nah, bagaimana dengan Order Kopi Susu Kekinian ?

Ya kurang lebih sama menghitungnya. Misalnya saya buka Pre-Order Kopi Susu, kemudian ada pesanan 10 liter Kopi Susu dengan kapasitas produksi saya sehari 2 liter, maka Lead Time produksi saya kurang lebih 5 hari.

Lead Time - dok. Berbagai Sumber

Bedanya adalah kemudian Waktu Pengirimannya. Karena untuk produk Kopi Susu tidak bisa bertahan lama dari mulai produksi sampai waktu penyajian (rata-rata 3 hari maksimal, jika disimpan dalam kulkas) maka setiap hari saya hanya mampu terima order sampai pengiriman sebanyak 2 liter. Jadi begitu selesai 2 liter saya langsung kirim, begitu seterusnya.

Intinya adalah pastikan dulu ada ordernya (demand-nya) baru dibuatkan. Selain akan menjamin Fresh (kesegaran) produk, cara ini bisa meminimalisir dari produk yang mubazir karena tidak terjual. Ingat, produk yang mubazir itu kan diproduksi dengan modal uang juga. ketika kemudian terbuang berarti kan ada profit + modal + tenaga kita yang terbuang.

• Beli Material (Bahan Baku) Sesuai Dengan Jumlah Produk Yang Akan Diproduksi

Untuk poin ini yang harus dipastikan adalah perhitungan estimasi kebutuhan Bahan Baku yang harus tepat dan sesuai. Jadi misalnya nanti ada Bahan Baku yang tidak habis, pastikan bahwa bahan baku tersebut jika tidak digunakan masih bisa disimpan untuk order berikutnya.

Misalnya untuk estimasi 1 liter Kopi Susu diperlukan 120 ml cairan Kopi Espresso, 120 ml Gula Aren Cair dan 720 ml Susu UHT ditambah 1 botol kapasitas 1 liter. Jadi jika sampeyan ada Pre-Order 10 liter Kopi Susu diperlukan 1,2 liter Kopi Espresso; 1,2 liter Gula Aren Cair dan 7,2 liter Susu UHT (atau kurang lebih 7,5 kotak Susu UHT ukuran 950ml).

Terus apa semua bahan akan habis tanpa sisa ? 

Tentu tidak karena saat belanja bahan, supplier pasti punya standar kemasan tersendiri. Seperti misalnya Susu UHT, dipasaran yang paling besar isinya rata-rata 950 ml, sehingga sampeyan harus belanja 8 kotak.

Lalu Gula Aren Cair biasanya dijual dalam jerigen 1 liter, jadi sampeyan harus belanja 2 jerigen. Karena kalau sampeyan belanja 2 jerigen akan banyak bahan yang tersisa, maka sampeyan bisa mensiasati dengan beli 1 jerigen isi  1 liter ditambah Gula Aren balok yang lebih awet jika akan disimpan.

Bahan Baku dan Tool Kopi Susu Literan - Info Produk

• Terima Barang dari Supplier Sesuai Dengan yang Dipesan

Selalu periksa barang yang dikirim Supplier sesuai dengan jumlah yang dipesan dan dengan kualitas bahan seperti standar yang sudah ditetapkan. Jangan mau menerima kelebihan pengiriman bahan baku walaupun dengan iming-iming discount atau pembayaran yang bisa dihutang dulu. Atau dengan kata lain berbelanjalah sesuai jumlah yang dipesan sesuai dengan kebutuhan...

• Distribusikan Bahan Baku ke Produksi Hanya Sejumlah yang Dibutuhkan Untuk Hari Itu

Untuk Produksi 1 hari, pastikan bahwa Bahan Baku yang di distibusikan (dibuka dari kemasannya) sebanyak bahan baku yang diperlukan untuk produksi hari itu saja. Agar tidak terjadi cacat Bahan Baku (misalnya Susu UHT yang basi), saat akan digunakan untuk produksi selanjutnya.

• Hilangkan Proses Yang Tidak Dibutuhkan

Minimalkan pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah untuk produk. Misalnya jalan hilir mudik untuk ambil Bahan baku atau alat-alat yang dibutuhkan untuk proses. Pastikan alat-alat dan bahan baku tersedia di dekat posisi proses produksi.

• Amati dan Segera Perbaiki Faktor Kemungkinan yang Diperkirakan Akan Menghambat Produksi

Selalu berpikir kreatif untuk bisa mempersingkat Takt Time (siklus waktu dari kerja harian untuk membuat suatu produk). Caranya bisa dengan mengurangi pergerakan orang dan barang yang tidak diperlukan dengan merubah lay out penempatan bahan (material), posisi orang dan posisi alat yang digunakan.

Untuk membuat Kopi Susu Kekinian diperlukan 1 unit mesin Espresso (MokaPot), kompor, panci tempat untuk mencampur bahan dan botol kemasan untuk diisi Produk Kopi Susu. Posisikan alat-alat dan bahan-bahan tersebut sedekat mungkin dalam jangkauan pergerakan sampeyan.

Apa yang saya tuliskan dalam artikel ini baru hanya kulitnya saja, untuk selanjutnya sebisa saya nanti akan saya tuliskan artikel-artikel lanjutan untuk melengkapi artikel ini.

Satu hal yang pasti adalah tidak ada Sistem Produksi yang sempurna untuk diterapkan, karena itu maka diperlukan perbaikan dan pengembangan sistem berkelanjutan (Kaizen) untuk sistem yang sudah dijalankan.

Satu kata kuncinya adalah Konsisten dalam penerapan dan perbaikan sistemnya